La mise en place d'un PMO est un travail complexe et impliqué, dont la durée peut aller de 6 à 24 mois selon l'ampleur. Ce parcours apporte de nombreuses récompenses, mais voyons d'abord ce que cela implique.
Qu'est-ce qu'un Project Management Office (PMO) ?
Un Project Management Office (PMO) est une équipe ou un groupe interne ou externe qui supervise les initiatives et les normes de gestion de projet au sein d'une organisation. Chaque PMO est unique. Ils s'assurent que les projets sont alignés sur la stratégie, aident à déterminer quels projets réaliser avec quelles ressources, et veillent à ce que les projets soient livrés dans les délais et dans le respect du budget. En bref, ils apportent de la valeur.
Quelles sont les différences entre les PMOs internes et externes ?
En général, les PMOs peuvent être classés en deux types – internes et externes.
Un PMO interne est une équipe à part entière qui soutient le développement correct des projets. Les PMOs internes sont des équipes permanentes qui rassemblent les processus de l'organisation et établissent des normes et des meilleures pratiques. Au fur et à mesure que l'organisation grandit, le PMO interne soutient continuellement l'équipe avec des formations et une standardisation des meilleures pratiques.
D'autre part, un Project Management Office externe est une agence ou un groupe de conseil qui collabore avec les meilleures pratiques de l'entreprise.
Le type de PMO dans lequel vous décidez d'investir dépendra des besoins uniques de votre organisation.
Chaque PMO est unique. Ils s'assurent que les projets sont alignés sur la stratégie, aident à déterminer quels projets réaliser avec quelles ressources, et veillent à ce que les projets soient livrés dans les délais et dans le respect du budget. En bref, ils apportent de la valeur.
5 raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'un PMO
- La standardisation améliore l'efficacité – Rassembler toutes les activités de projet sous l'égide du PMO permet d'introduire la standardisation. Non seulement cela fait gagner du temps, mais cela facilite également la collecte de données, ce qui nous amène à la Raison n°2.
- Données – Les données du PMO peuvent être utiles lors de prises de décisions cruciales concernant les projets. Elles permettent de comparer des projets, de les regrouper, de partager les ressources plus efficacement et de rendre compte d'une manière standard dont on peut tirer les meilleures pratiques.
- Contrôle qualité – Si le contrôle qualité fait partie de la fonction PMO, vous devriez voir les problèmes plus tôt et moins de projets manquer leurs objectifs.
- Partager, Former et Éduquer –Le partage des connaissances est utile et peut alimenter le projet. En contribuant à affiner les compétences en gestion de projet, le PMO fournit un soutien professionnel qui peut produire non seulement du personnel plus qualifié, mais aussi des chefs d'équipe qui se sentent valorisés, contribuant à la rétention des employés.
- Alignement stratégique – Les véritables avantages d'un PMO se concrétisent quand vous prenez les bonnes décisions en matière de sélection de projets, en choisissant les initiatives qui apporteront le plus d'avantages. Pour ce faire, votre PMO doit être aligné stratégiquement avec l'entreprise.
En contribuant à affiner les compétences en gestion de projet, le PMO fournit le soutien professionnel qui peut produire non seulement du personnel plus qualifié, mais aussi des chefs d'équipe qui se sentent valorisés, contribuant à la rétention des employés.
Facteurs clés de succès et d'échec
Les équipes PMO remplissent un éventail de fonctions au quotidien. Du développement de méthodes de gestion de projet au suivi des performances et à l'établissement d'objectifs. Mais quels sont les facteurs clés de succès ou d'échec ?
Facteurs clés de succès
Une direction PMO forte et dédiée : cela implique de guider et d'influencer les personnes et leur comportement, d'établir l'équipe et de créer de la motivation, mais aussi de définir le climat, la culture et les politiques de l'organisation, afin qu'elle joue le rôle le plus complet.
Personnel expérimenté : La valeur d'un PMO dépend des personnes. L'équipe d'un PMO nécessite des professionnels avec des compétences, des expériences et des connaissances différentes qui ensemble produisent des résultats exceptionnels.
Processus, politiques et modèles définis : L'intégration du PMO doit se faire avec un processus planifié. Il s'agit de commencer par créer de la documentation, d'introduire des rapports et des modèles à haute valeur ajoutée, puis d'adapter le PMO aux besoins de l'entreprise.
Soutien de la direction : Le succès d'un PMO dépend de la nomination de la bonne personne pour le promouvoir. Parfois, ils devront exiger des changements impopulaires, donc la seule façon d'y parvenir est d'avoir le soutien de la direction, avec des responsabilités et des compétences clairement définies.
Facteurs clés d'échec :
Manque de confiance : La communication est l'une des soft skills les plus essentielles d'un PMO. Certains PMOs croient que les rapports hebdomadaires suffisent pour communiquer avec les parties prenantes. Cependant, la communication ne consiste pas simplement à obtenir des données mais aussi à instaurer la confiance.
Manque de vision stratégique : L'alignement des projets sur les objectifs stratégiques est essentiel. Les PMOs jouant un rôle largement administratif sont moins réussis que ceux avec un rôle stratégique. En fait, une raison émergente pour introduire des PMOs est d'accroître leur position stratégique.
Manque d'une approche basée sur les métriques : Un indicateur clé de performance (KPI) est une mesure que les entreprises utilisent pour évaluer leurs performances. L'utilisation d'indicateurs de gestion de projet est essentielle pour prévenir les problèmes et guider l'équipe. Sans un état d'esprit analytique, un PMO ne sera pas couronné de succès.
Travailler sans cadre/méthodologie : Un cadre de gestion de projet comprend les processus, tâches et outils pour mener un projet du début à la fin. La création d'une méthodologie avec formulaires, directives et modèles fournit standardisation et répétabilité. En fournissant un cadre pour une meilleure gestion de projet, les PMOs soutiennent les objectifs stratégiques de leur organisation – assurant que les projets sont alignés, atteignent des normes de qualité élevées et sont livrés dans les délais et dans le budget.