Aperçu
Uisce Éireann devait moderniser des systèmes fragmentés de gestion des dossiers et des documents. emagine a livré une plateforme de gouvernance « cloud-first », en migrant plus de 1,5 million de dossiers et en introduisant des métadonnées structurées, de l’automatisation et des pratiques de gestion de l’information évolutives.
Le défi
Uisce Éireann, la compagnie nationale des eaux d’Irlande, fournit des services essentiels à des millions de citoyens et gère une organisation complexe avec de vastes processus opérationnels et administratifs.
Dans le cadre de sa stratégie globale de transformation numérique, l’organisation a lancé un programme de gestion des documents et de l’information (RIM) afin d’améliorer la manière dont les informations sont stockées, consultées et gouvernées au sein de l’entreprise.
Au fil du temps, la gestion des documents et des archives s’est fragmentée.
Des systèmes existants, notamment SharePoint 2010 et des environnements de stockage décentralisés, étaient utilisés dans différents services. Ces systèmes fonctionnaient avec des structures incohérentes, ce qui entraînait la duplication de documents et l’absence de normalisation dans la manière de gérer l’information.
Les pratiques en matière de métadonnées étaient également incohérentes.
Sans classification et étiquetage standardisés, il est devenu difficile pour les employés de retrouver rapidement les documents pertinents. Cela a réduit la productivité et augmenté le temps nécessaire pour accéder aux informations critiques.
La présence de données redondantes, obsolètes et sans importance (ROT) compliquait encore davantage la situation.
De gros volumes de contenus inutiles ou dupliqués rendaient les systèmes plus difficiles à gérer et augmentaient le risque de problèmes de conformité.
D’un point de vue gouvernance, l’organisation avait besoin d’une approche plus structurée.
Des règles claires pour la gestion du cycle de vie des documents, les autorisations et la conservation étaient nécessaires afin de garantir la conformité aux exigences réglementaires et aux politiques internes.
En outre, l’organisation visait à évoluer vers une architecture privilégiant le cloud.
La migration des enregistrements hérités vers une plateforme moderne a nécessité une planification minutieuse afin de garantir que les données soient rationalisées, structurées et alignées sur les futures initiatives numériques.
En résumé, Uisce Éireann devait transformer ses capacités de gestion de l’information, en passant de systèmes hérités fragmentés à un modèle de gouvernance évolutif, standardisé et basé sur le cloud.
La solution
Pour accompagner la transformation d’Uisce Éireann, emagine a déployé une équipe pluridisciplinaire alliant pilotage de programme, analyse métier, architecture de l’information et expertise en ingénierie SharePoint.
Phase 1: Concevoir une architecture de l’information structurée
Le programme a commencé par la conception d’un cadre de gestion des documents et de l’information, axé sur le cloud et basé sur SharePoint Online.
Une taxonomie de métadonnées normalisée a été introduite afin de permettre une classification cohérente des documents dans l’ensemble de l’organisation. Parallèlement, des modèles de site standardisés ont garanti que l’information puisse être organisée de manière évolutive et reproductible.
Cela a créé une base structurelle claire pour gérer l’information à grande échelle.
Phase 2: Rationaliser et préparer les données existantes
Avant la migration, plus de 1,5 million de documents hérités ont été examinés et évalués.
Les contenus redondants, obsolètes et insignifiants ont été supprimés afin de réduire la complexité et d’améliorer la qualité globale des données.
Cela a permis de ne migrer vers la nouvelle plateforme que les informations pertinentes et structurées.
Phase 3: Intégrer la gouvernance et la conformité
Les règles de gouvernance ont été intégrées directement à la plateforme, couvrant les autorisations, les politiques de conservation et la gestion du cycle de vie.
Ces contrôles garantissaient que les documents étaient gérés conformément aux exigences organisationnelles et réglementaires, tout en maintenant une cohérence entre les équipes et les services.
Cette approche a intégré la gouvernance dans l’usage quotidien plutôt que de la traiter comme un processus distinct.
Phase 4: Favoriser l’adoption grâce à l’automatisation et à la formation
L’automatisation a été mise en place avec Power Automate pour remplacer les processus manuels et intégrer des contrôles de gouvernance dans les flux de travail quotidiens.
Parallèlement, des formations structurées et une gestion du changement ont aidé les employés à adopter la nouvelle plateforme, notamment en leur apprenant à appliquer les métadonnées et à suivre les processus de gouvernance.
Cela a permis de s’assurer que la solution n’était pas seulement mise en œuvre, mais pleinement adoptée dans les opérations quotidiennes.
Transformation timeline
Phase 1
Concevoir une architecture de l’information structurée
Phase 2
Rationaliser et préparer les données existantes
Phase 3
Intégrer la gouvernance et la conformité
Phase 4
Favoriser l’adoption grâce à l’automatisation et à la formation
Les résultats
Le programme de gestion des archives et de l’information a apporté des améliorations significatives à l’ensemble du paysage informationnel d’Uisce Éireann.
Environnement d’information centralisé et structuré
Plus de 1,5 million d’enregistrements ont été migrés avec succès et restructurés dans SharePoint Online, créant ainsi une plateforme unique et organisée pour la gestion des documents à l’échelle de l’organisation.
Qualité des données améliorée et complexité réduite
La suppression de contenus redondants et obsolètes a considérablement amélioré la qualité des données. Cela a réduit la complexité du système et a rendu les informations plus faciles à gérer et à maintenir.
Renforcer la gouvernance et la conformité
Des métadonnées et des pratiques de gouvernance standardisées ont permis une classification cohérente des documents et une gestion maîtrisée de leur cycle de vie. Cela a renforcé la conformité et garanti que l’information était gérée conformément aux politiques définies.
Efficacité accrue et évolutivité à long terme
Une meilleure capacité de recherche et un système de balisage structuré ont permis aux employés de trouver plus facilement les documents pertinents, augmentant ainsi la productivité. Parallèlement, l’automatisation a réduit les processus manuels, et la réutilisation de modèles de gouvernance et de flux de travail a créé une base évolutive pour les futures initiatives numériques.