Die Einrichtung eines PMO ist ein kompliziertes und aufwendiges Vorhaben, dessen Dauer je nach Umfang zwischen 6 und 24 Monaten betragen kann. Dieser Weg bringt viele Vorteile mit sich, aber zunächst wollen wir uns ansehen, was dabei alles zu beachten ist.
Was ist ein Project Management Office (PMO)?
Ein Project Management Office (PMO) ist ein internes oder externes Team oder eine Gruppe, das/die Projektmanagementinitiativen und -standards innerhalb einer Organisation überwacht. Jedes PMO ist einzigartig. Es stellt sicher, dass Projekte mit der Strategie übereinstimmen, hilft dabei festzulegen, welche Projekte mit welchen Ressourcen durchgeführt werden sollen, und sorgt dafür, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden. Kurz gesagt: Sie schaffen Mehrwert.
Was sind die Unterschiede zwischen internen und externen PMOs?
Im Allgemeinen können PMOs in zwei Typen eingeteilt werden – interne und externe.
Ein internes PMO ist ein eigenständiges Team, das die ordnungsgemäße Entwicklung von Projekten unterstützt. Interne PMOs sind dauerhafte Teams, die die Prozesse der Organisation zusammenführen und Standards sowie Best Practices etablieren. Wenn die Organisation wächst, unterstützt das interne PMO das Team kontinuierlich mit Schulungen, der Aktualisierung gemeinsamer Standards und der laufenden Standardisierung von Best Practices.
Ein externes Project Management Office hingegen ist eine Agentur oder Beratungsgruppe, die mit den Best Practices des Unternehmens zusammenarbeitet.
Die Art des PMO, in das Sie investieren möchten, hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation ab.
Jedes PMO ist einzigartig. Es stellt sicher, dass Projekte mit der Strategie übereinstimmen, hilft dabei festzulegen, welche Projekte mit welchen Ressourcen durchgeführt werden sollen, und sorgt dafür, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden. Kurz gesagt: Sie schaffen Mehrwert.
5 Gründe, warum Sie ein PMO benötigen könnten
- Standardisierung verbessert die Effizienz – Wenn alle Projektaktivitäten unter dem Dach des PMO zusammengeführt werden, kann Standardisierung eingeführt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Datenerfassung, was uns zu Grund Nr. 2 führt.
- Daten – Die Daten eines PMO können bei wichtigen Projektentscheidungen und der Verbesserung der unternehmensweiten Leistung nützlich sein. Sie bieten die Möglichkeit, Projekte zu vergleichen, zu bündeln, Ressourcen effektiver zu teilen und standardisiert zu berichten.
- Qualitätskontrolle – Wenn die Qualitätskontrolle Teil der PMO-Funktion ist, sollten Probleme früher erkannt werden und weniger Projekte ihre Ziele verfehlen.
- Teilen, Schulen und Weiterbilden –Wissensaustausch ist hilfreich und kann das Projekt voranbringen. Indem das PMO Projektmanagementfähigkeiten fördert, bietet es professionelle Unterstützung, die nicht nur besser qualifiziertes Personal hervorbringt, sondern auch Teamleiter, die sich wertgeschätzt fühlen, was zur Mitarbeiterbindung beitragen kann.
- Strategische Ausrichtung – Der eigentliche Nutzen eines PMO entfaltet sich, wenn Sie die richtigen Entscheidungen bei der Projektauswahl treffen und jene Initiativen wählen, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen. Dazu muss Ihr PMO strategisch mit dem Unternehmen ausgerichtet sein.
Indem das PMO Projektmanagementfähigkeiten fördert, bietet es professionelle Unterstützung, die nicht nur besser qualifiziertes Personal, sondern auch Teamleiter hervorbringt, die sich wertgeschätzt fühlen, was zur Mitarbeiterbindung beitragen kann.
Wichtige Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren
PMO-Teams erfüllen täglich eine Reihe von Aufgaben. Von der Entwicklung von Projektmanagementmethoden und Best Practices bis hin zur Überwachung der Projektleistung und der Festlegung von Zielen. Aber was sind die entscheidenden Faktoren für Erfolg oder Misserfolg?
Wesentliche Erfolgsfaktoren
Starke, engagierte PMO-Führung: Sie umfasst die Führung und Beeinflussung von Menschen und ihrem Verhalten, den Aufbau des Teams selbst und die Schaffung von Motivation, ist aber auch für die Festlegung des Klimas, der Kultur und der Richtlinien der Organisation verantwortlich, damit es die vollständigste Rolle einnimmt.
Erfahrenes Personal: Der Wert eines PMO hängt von den Menschen ab. Das Team eines PMO benötigt Fachleute mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnissen, die zusammen herausragende Ergebnisse erzielen.
Definierte Prozesse, Richtlinien und Vorlagen: Die Integration des PMO muss mit einem geplanten Prozess erfolgen. Die Idee wäre, mit der Erstellung von Dokumentation zu beginnen, Berichte und Vorlagen einzuführen, bei denen Projektmanager einen hohen Mehrwert sehen, und das PMO dann an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Unterstützung durch das Management: Der Erfolg eines PMO hängt davon ab, die richtige Person zu ernennen, die es fördert. Manchmal müssen unpopuläre Änderungen gefordert werden, daher ist die Unterstützung des Managements und klar definierte Verantwortlichkeiten und Kompetenzen unabdingbar.
Wesentliche Misserfolgsfaktoren:
Mangelndes Vertrauen: Kommunikation ist eine der wichtigsten Soft Skills eines PMO. Manche PMOs glauben, dass wöchentliche Berichte für die Kommunikation mit Stakeholdern ausreichen. Kommunikation für PMOs geht jedoch nicht nur darum, Daten zu erhalten, sondern auch darum, Vertrauen aufzubauen.
Fehlende strategische Vision: Die Ausrichtung von Projekten an den strategischen Zielen ist entscheidend. PMOs mit einer hauptsächlich administrativen Rolle sind weniger erfolgreich als solche mit einer strategischen Rolle. Tatsächlich führen Organisationen PMOs zunehmend ein, um ihre strategische Position zu stärken.
Fehlender metrikbasierter Ansatz: Ein Key Performance Indicator (KPI) ist ein Maß zur Leistungsbewertung. Maßnahmen können ergriffen werden, um Fehler zu korrigieren und gute Ansätze fortzuführen. Der Einsatz von Projektmanagement-Indikatoren ist unerlässlich, um Probleme zu vermeiden und das Team in der Verfolgung der Ziele zu leiten. Ohne analytisches Denken wird ein PMO nicht erfolgreich sein.
Arbeiten ohne Rahmenwerk/Methodik: Ein Projektmanagement-Rahmenwerk besteht aus den Prozessen, Aufgaben und Werkzeugen, die zur Projektdurchführung genutzt werden. Die Erstellung einer Projektmanagementmethodik mit Formularen, Leitfäden, Vorlagen und Checklisten gewährleistet Standardisierung und Wiederholbarkeit. Indem PMOs ein Rahmenwerk bereitstellen, unterstützen sie die strategischen Ziele ihrer Organisation und stellen sicher, dass Projekte mit übergeordneten Zielen übereinstimmen und termingerecht und budgetgerecht geliefert werden.