Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht neu, aber im Jahr 2023 haben Entwicklungen in dieser Technologie sie täglich auf die Nachrichtenagenda katapultiert.
Jeder Sektor – und jede Geschäftsabteilung – überprüft, wie die sich entwickelnden Auswirkungen und Chancen der KI und ihrer verschiedenen Zweige am besten genutzt und angepasst werden können, und wie die Zukunft gesichert werden kann, indem man der Entwicklung voraus bleibt. Oder wenn sie es nicht tun, sollten sie es.
Aktuelle Beziehung zwischen KI und Projektmanagement
Trotz des Hypes ist der Einfluss der KI auf das tägliche Projektmanagement derzeit noch relativ gering.
Eine Ausnahme bildet der Bereich des Risikomanagements, in dem maschinelles Lernen (ML) bereits als nützliches und kostengünstiges Werkzeug dient, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Allerdings stehen den Projektteams in den kommenden Jahren sicher Veränderungen bevor.
Gartner prognostiziert, dass bis 2030 80 Prozent der Projektmanagementaufgaben durch KI erledigt werden. Funktionen wie Datenerfassung, Tracking und Berichterstattung, die bisher von Projektmanagementteams übernommen wurden, sollen in einer Revolution der Projekt- und Portfolioverwaltung von KI übernommen werden.
Was sind die Vorteile des Einsatzes von KI in diesem Bereich?
Das Potenzial ist erheblich und wächst. So kann der Einsatz von KI Unternehmensführern helfen, ihre Daten zu nutzen, um die 'richtigen' Projekte auszuwählen und zu priorisieren – mit anderen Worten jene Projekte, die am ehesten erfolgreich sind und dem Unternehmen den größten Nutzen bringen. KI und maschinelles Lernen können Muster in großen Datenmengen erkennen und daraus Schlussfolgerungen und Vorhersagen ableiten. Da das menschliche Element eliminiert wird, entfällt das Risiko von Voreingenommenheit.
Detaillierte Planung und realistische Zeitpläne sind ein wichtiger Aspekt erfolgreichen Projektmanagements. Durch die Integration von KI können Manager Erkenntnisse aus früheren Projekten analysieren, um den besten Ressourceneinsatz zu identifizieren und die Terminverwaltung in der Zukunft zu verbessern.
Indem das menschliche Element aus Vorhersagen herausgenommen wird, beseitigt KI das unvermeidliche Risiko von Voreingenommenheit.
Natürlich sollten alle Projektteams die Erfahrungen aus früheren Projekten für eine bessere Planung nutzen, aber durch den Einsatz von KI können Teams diesen Prozess maximieren und beschleunigen, indem sie große Datenmengen analysieren, die für eine Person nicht praktikabel zu prüfen wären.
Die wertvolle Ressource Zeit zu sparen ist ein weiterer zentraler Vorteil der KI. Ein wesentlicher Bestandteil von Project Management Offices (PMOs) ist das Projektreporting, Monitoring und die Überwachung. Die Möglichkeit, KI für repetitive Verwaltungsaufgaben wie die Erstellung von Statusberichten und Datenanalysen einzusetzen, kann die Gesamtübersicht über ein Projekt oder Portfolio erheblich verbessern und wertvolle Zeit für Manager freisetzen.
Ein weiterer Aspekt ist das Testen. Ein wesentlicher Teil der Projektabwicklung, wie etwa der Launch einer neuen Plattform, beinhaltet eine intensive Testphase. KI ermöglicht es Projektteams, die Durchführung dieser Tests zu automatisieren, was den Prozess effizienter und zeitökonomischer gestaltet.
Da KI Aufgaben effizienter ohne menschliche Beteiligung erledigt, gab es Spekulationen über die Auswirkungen auf PM-Stellen. Wird KI Projektmanager ersetzen?
In der Realität wird es immer einen Bedarf an Menschen geben, die eine wesentliche menschliche Perspektive einbringen, und die Rolle wird sich entsprechend weiterentwickeln. Es wird weiterhin einen Bedarf an Soft Skills für die Teamführung geben. Die durch Technologie gewonnene Zeit ermöglicht es Projektmanagern, mehr Aufmerksamkeit auf die Mitarbeiterführung zu richten, was den Projekterfolg erheblich beeinflussen wird. Mehr Zeit ermöglicht auch eine strategischere Planung.
Welche Herausforderungen könnten Unternehmen begegnen?
Wie in jeder sich entwickelnden Landschaft gibt es Herausforderungen, derer sich Unternehmen bewusst sein sollten. Für eine effektive Nutzung der KI und ihrer Anwendungen ist ein großes Volumen an hochwertigen Daten erforderlich. Wenn die Qualität historischer Daten nicht ausreichend ist, werden die Leistung und die Vorteile der KI erheblich reduziert.
Eine weitere Herausforderung ist der Einrichtungs- und Integrationsprozess sowie die laufende KI-Wartung. Projektmanagement umfasst viele etablierte Prozesse, und es ist wahrscheinlich, dass es Zurückhaltung gegenüber der Einbeziehung neuer Technologien geben wird. Dies erfordert sorgfältige Planung und sensible Umsetzung.
Darüber hinaus wird KI nicht stillstehen. Mit der Weiterentwicklung der Technologie müssen Unternehmen und Projektteams ihre KI-Modelle regelmäßig aktualisieren und warten, was Zeit und Geld erfordert. Unternehmen benötigen eine robuste Governance-Struktur, um dies zu verwalten.
Jetzt ist die Zeit für Unternehmen und Projektteams, zu bewerten, wie KI den Status quo verbessern könnte, und ihre Integration zu planen.
Eine letzte Überlegung ist, dass die Nutzung von KI Zugang zu großen Datenmengen erfordert, die möglicherweise sensible Daten enthalten. Die laufende Einhaltung der Vorschriften zum Umgang mit solchen Daten ist dabei von entscheidender Bedeutung.
Ist KI die Zukunft?
Es steht außer Frage, dass das Projektmanagement vor einem bedeutenden Wandel steht, wobei KI eine Fülle von Möglichkeiten bietet, wie Projekte ausgewählt, geplant, durchgeführt und bewertet werden. Die allgemeine Sicherheit beim Einsatz von KI wird ebenfalls ein viel diskutiertes Thema sein, im Vorfeld des KI-Sicherheitsgipfels im November.
Jetzt ist die Zeit für Unternehmen und Projektteams, zu bewerten, wie KI den Status quo verbessern könnte, und ihre Integration zu planen. Es könnte den Unterschied zwischen dem Überleben und dem Zurückfallen ausmachen, aber eine übermäßige Abhängigkeit von Technologie könnte die Agilität hemmen. Es gilt eine feine Balance zu finden.
emagine freut sich, die PMI (Project Management Institute) Awards 2023 zu sponsern.