Überblick
Eine nationale Katastrophenschutzbehörde bereitete sich auf eine umfassende Reorganisation vor, während sie gleichzeitig auf eine neu entwickelte IT-Plattform umstieg. Die Arbeiten betrafen Personalwesen, Ausrüstung, Finanzen, Buchhaltung und IT-Infrastruktur und erforderten eine engere Zusammenarbeit mit anderen Behörden innerhalb einer größeren Verteidigungsorganisation.
emagine hat geholfen, Struktur in ein hochkomplexes Programm mit einem festen Termin zu bringen. Durch die Klärung von Rollen, die Verbesserung der Governance und die Schaffung neuer Formen der Zusammenarbeit zwischen den Teams konnte die Organisation den Übergang rechtzeitig und mit einer stärkeren Abstimmung zwischen den Agenturen abschließen.
Die Herausforderung
Die Organisation stand vor einer doppelten Herausforderung: Sie musste gleichzeitig einen umfassenden organisatorischen Wandel vollziehen und auf eine neu entwickelte IT-Plattform umsteigen.
Die Reorganisation wurde darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit in einer breiter aufgestellten Verteidigungsorganisation zu stärken. Damit das gelingen konnte, mussten Rollen, Berechtigungen und Aufgaben in den Bereichen Personal, Ausrüstung, Finanzen, Buchhaltung und IT-Infrastruktur neu verteilt werden. Jeder dieser Bereiche brachte eigene Prozesse, Stakeholder und Abhängigkeiten mit sich. Das machte den Übergang sowohl operativ komplex als auch organisatorisch sensibel.
Die Organisation musste sich außerdem auf einen festen Go-Live-Termin für die neue Plattform vorbereiten. Es gab kaum Spielraum für Verzögerungen, obwohl die Arbeit eine gleichzeitige Koordination über mehrere Behörden und Fachbereiche hinweg erforderte. Dies erhöhte den Druck auf Governance, Entscheidungsfindung und Stakeholder-Management.
Eine weitere Herausforderung war die Art und Weise, wie die Arbeit historisch organisiert worden war. Die bestehenden Besprechungsformate waren nicht auf dieses Maß an behördenübergreifender Zusammenarbeit ausgelegt, und viele etablierte Arbeitsweisen waren tief verankert. Das erschwerte es, Transparenz zu schaffen, Probleme schnell zu lösen und alle Beteiligten auf dieselben Prioritäten auszurichten.
Um erfolgreich zu sein, brauchte die Organisation eine Delivery-Struktur, die mit Komplexität umgehen konnte, ohne noch mehr davon zu erzeugen. Sie benötigte klarere Verantwortlichkeiten, bessere Koordination und eine praktikable Möglichkeit, verschiedene Funktionen um gemeinsame Ziele herum zusammenzubringen.
Wesentliche Aufgaben, die erledigt werden müssen:
- Behördenübergreifender Übergang, der Personalwesen, Ausstattung, Finanzen, Buchhaltung und IT-Infrastruktur abdeckt
- Fester Go-Live-Termin für eine neu entwickelte IT-Plattform
- Mehrere Behörden und Interessengruppen mit gemeinsamen Abhängigkeiten
- Begrenzte Tradition einer strukturierten behördenübergreifenden Zusammenarbeit in der bestehenden Struktur
Die Lösung
emagine half der Organisation, eine stärkere Delivery-Struktur für den Übergang aufzubauen. Der Fokus war von Anfang an praxisorientiert: die Governance verbessern, Entscheidungsprozesse klarer gestalten und Arbeitsweisen einführen, die die Zusammenarbeit über verschiedene Agenturen hinweg unterstützen.
Phase 1: Stärkung der Governance und der Projektstruktur
Der erste Schritt bestand darin, die Projektorganisation zu verbessern und zu strukturieren, sodass sie dem Umfang und der Komplexität der Aufgabe entsprach. emagine half dabei, Rollen, Befugnisse und Entscheidungsrechte über die beteiligten Behörden hinweg zu klären. Dadurch entstand ein stärkeres Governance-Modell, und es wurde für die Stakeholder einfacher zu verstehen, wer wofür verantwortlich ist, wo Entscheidungen getroffen werden sollten und wie Probleme eskaliert werden müssen.
Diese Arbeit verringerte die Unklarheiten in einer kritischen Phase des Programms und verschaffte der Organisation eine stabilere Grundlage für die Umsetzung.
Phase 2: Ablösung veralteter Foren durch interdisziplinäre Koordination
Einige der bestehenden Meetingstrukturen bremsten den Fortschritt eher, als ihn zu unterstützen. emagine half dabei, ineffektive, überholte Gremien abzuschaffen und führte neue, interdisziplinäre Foren ein, die auf strukturierte Zusammenarbeit ausgelegt sind.
Diese Foren erleichterten die Koordination zwischen den Behörden, machten Abhängigkeiten früher sichtbar und halfen, sich auf gemeinsame Ergebnisse zu einigen. Anstatt mit begrenzter Transparenz parallel zu arbeiten, hatten die Teams klarere Wege für Kommunikation und Entscheidungsfindung.
Phase 3: Verbesserung der Planungstransparenz innerhalb der Organisation
Um die tägliche Koordination zu unterstützen, führte emagine interne Whiteboard-Meetings ein, die auf den Prinzipien von Scrum und Lean Six Sigma basieren. Diese Sitzungen sorgten für mehr Transparenz in Bezug auf Fortschritt, Abhängigkeiten und anstehende Maßnahmen.
Der Ansatz verbesserte die Transparenz in der Planung, ohne unnötige Prozesse hinzuzufügen. Er gab den Teams eine praxisnähere Möglichkeit, Arbeit nachzuverfolgen, Übergaben zu steuern und in einem Hochdruckumfeld die Dynamik aufrechtzuerhalten.
Phase 4: Unterstützung von Stakeholdern und Führungskräften während des gesamten Übergangsprozesses
emagine fungierte außerdem als Sparringspartner für zentrale Stakeholder und das Executive Leadership Team. Dies trug dazu bei, die Führungskräfte während des gesamten Programms auf Kurs zu halten und stellte sicher, dass wichtige Entscheidungen mit dem richtigen Maß an Herausforderung und Unterstützung diskutiert werden konnten.
Der Gesamtansatz basierte auf bewährten Projektmanagement-Praktiken, wurde jedoch so angepasst, dass er zur Realität der Organisation passte. Anstatt ein starres externes Modell aufzuzwingen, knüpfte emagine an bereits funktionierende Elemente an und stärkte sie dort, wo es nötig war.
Transformation timeline
Phase 1
Stärkung der Governance und der Projektstruktur
Phase 2
Ablösung veralteter Foren durch interdisziplinäre Koordination
Phase 3
Verbesserung der Planungstransparenz innerhalb der Organisation
Phase 4
Unterstützung von Stakeholdern und Führungskräften während des gesamten Übergangsprozesses
Die Ergebnisse
Die Plattform ging pünktlich live
Der Übergang wurde bis zur strengen Frist abgeschlossen, trotz der Komplexität der behördenübergreifenden Abhängigkeiten und des Ausmaßes der parallel stattfindenden organisatorischen Veränderungen.
Die Zusammenarbeit wurde effektiver.
Neue Meetingstrukturen und klarere Rollenbeschreibungen verbesserten die Koordination zwischen Behörden und Funktionen, wodurch es einfacher wurde, Abhängigkeiten zu managen und die Arbeit im Fluss zu halten.
Gemeinsame Klarheit und Transparenz
Teams und Führungskräfte entwickelten ein gemeinsameres Verständnis für kritische Ergebnisse, Prioritäten und Risiken. Dies erhöhte die Transparenz im Management und unterstützte eine bessere Entscheidungsfindung.
Nachhaltigere Arbeitsweisen
Von Scrum und Lean Six Sigma inspirierte Arbeitsmethoden trugen dazu bei, einen strukturierteren Ansatz für Planung und Governance zu schaffen, der auch über die eigentliche Migration hinaus fortgeführt werden konnte.