Übersicht
Uisce Éireann musste seine fragmentierten Systeme für Akten- und Dokumentenverwaltung modernisieren. emagine lieferte eine Cloud-First-Governance-Plattform, migrierte über 1,5 Millionen Datensätze und führte strukturierte Metadaten, Automatisierung und skalierbare Verfahren für das Informationsmanagement ein.
Die Herausforderung
Uisce Éireann, Irlands nationale Wasserversorgung, erbringt lebenswichtige Dienstleistungen für Millionen von Bürgerinnen und Bürgern und betreibt eine komplexe Organisation mit umfangreichen operativen und administrativen Prozessen.
Im Rahmen ihrer umfassenderen Strategie zur digitalen Transformation hat die Organisation ein Programm für Records & Information Management (RIM) gestartet, um zu verbessern, wie Informationen im gesamten Unternehmen gespeichert, abgerufen und verwaltet werden.
Im Laufe der Zeit waren Dokumenten- und Aktenverwaltung immer stärker zersplittert.
Altsysteme, darunter SharePoint 2010 und dezentrale Speicherumgebungen, wurden in verschiedenen Abteilungen eingesetzt. Diese Systeme arbeiteten mit uneinheitlichen Strukturen, was zur Duplizierung von Dokumenten und zu einem Mangel an Standardisierung bei der Verwaltung von Informationen führte.
Auch die Metadatenpraktiken waren uneinheitlich.
Ohne standardisierte Klassifizierung und Verschlagwortung wurde es für die Mitarbeitenden schwierig, relevante Dokumente schnell zu finden. Dies verringerte die Produktivität und erhöhte den Zeitaufwand für den Zugriff auf kritische Informationen.
Das Vorhandensein redundanter, veralteter und trivialer (ROT) Daten hat die Situation zusätzlich verkompliziert.
Große Mengen unnötiger oder doppelter Inhalte erschwerten die Verwaltung der Systeme und erhöhten das Risiko von Compliance-Verstößen.
Aus Governance-Perspektive benötigte die Organisation einen stärker strukturierten Ansatz.
Klare Regeln für das Management des Dokumentenlebenszyklus, für Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen waren erforderlich, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Richtlinien sicherzustellen.
Außerdem verfolgte die Organisation das Ziel, zu einer Cloud-First-Architektur überzugehen.
Die Migration von Altdaten auf eine moderne Plattform erforderte eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass die Daten bereinigt, strukturiert und auf zukünftige digitale Initiativen ausgerichtet wurden.
Zusammenfassend musste Uisce Éireann seine Fähigkeiten im Informationsmanagement grundlegend transformieren – von fragmentierten Altsystemen hin zu einem skalierbaren, standardisierten und cloudbasierten Governance-Modell.
Die Lösung
Zur Unterstützung der Transformation von Uisce Éireann stellte emagine ein multidisziplinäres Team bereit, das Programmleitung, Business-Analyse, Informationsarchitektur und SharePoint-Engineering-Expertise vereint.
Phase 1: Entwurf einer strukturierten Informationsarchitektur
Das Programm begann mit der Entwicklung eines Cloud-First-Rahmenwerks für Records & Information Management auf Basis von SharePoint Online.
Eine standardisierte Metadaten-Taxonomie wurde eingeführt, um eine einheitliche Klassifizierung von Dokumenten in der gesamten Organisation zu ermöglichen. Parallel dazu stellten standardisierte Website-Vorlagen sicher, dass Informationen auf skalierbare und wiederholbare Weise organisiert werden konnten.
Dies schuf eine klare strukturelle Grundlage für das Management von Informationen in großem Maßstab.
Phase 2: Bereinigung und Aufbereitung von Altdaten
Vor der Migration wurden mehr als 1,5 Millionen Altdokumente überprüft und bewertet.
Redundante, veraltete und triviale Inhalte wurden entfernt, um die Komplexität zu verringern und die allgemeine Datenqualität zu verbessern.
Dadurch wurde sichergestellt, dass nur relevante, strukturierte Informationen in die neue Plattform migriert wurden.
Phase 3: Verankerung von Governance und Compliance
Governance-Regeln wurden direkt in die Plattform integriert und decken Berechtigungen, Aufbewahrungsrichtlinien und das Lebenszyklusmanagement ab.
Diese Kontrollen stellten sicher, dass Dokumente im Einklang mit organisatorischen und gesetzlichen Anforderungen verwaltet wurden und gleichzeitig die Einheitlichkeit über Teams und Abteilungen hinweg gewahrt blieb.
Dieser Ansatz verankerte Governance im täglichen Gebrauch, anstatt sie als einen separaten Prozess zu behandeln.
Phase 4: Förderung der Einführung durch Automatisierung und Schulung
Mit Power Automate wurde Automatisierung eingeführt, um manuelle Prozesse zu ersetzen und Governance-Kontrollen in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.
Gleichzeitig unterstützten strukturierte Schulungen und Change-Management-Maßnahmen die Mitarbeitenden dabei, die neue Plattform zu übernehmen – einschließlich der Anwendung von Metadaten und der Einhaltung von Governance-Prozessen.
Dadurch wurde sichergestellt, dass die Lösung nicht nur implementiert, sondern auch vollständig in den täglichen Betrieb übernommen wurde.
Transformation timeline
Phase 1
Entwurf einer strukturierten Informationsarchitektur
Phase 2
Bereinigung und Aufbereitung von Altdaten
Phase 3
Verankerung von Governance und Compliance
Phase 4
Förderung der Einführung durch Automatisierung und Schulung
Die Ergebnisse
Das Programm für Records & Information Management hat bedeutende Verbesserungen in der Informationslandschaft von Uisce Éireann bewirkt.
Zentralisierte und strukturierte Informationsumgebung
Mehr als 1,5 Millionen Datensätze wurden erfolgreich migriert und in SharePoint Online restrukturiert. Dadurch entstand eine einheitliche, organisierte Plattform für die Verwaltung von Dokumenten in der gesamten Organisation.
Verbesserte Datenqualität und geringere Komplexität
Die Entfernung redundanter und veralteter Inhalte hat die Datenqualität deutlich verbessert. Dadurch wurde die Systemkomplexität verringert und Informationen ließen sich einfacher verwalten und pflegen.
Stärkere Governance und Compliance
Standardisierte Metadaten- und Governance-Praktiken ermöglichten eine konsistente Dokumentenklassifizierung und ein einheitliches Lifecycle-Management. Dies verbesserte die Compliance und stellte sicher, dass Informationen gemäß den definierten Richtlinien verwaltet wurden.
Höhere Effizienz und langfristige Skalierbarkeit
Die verbesserte Suchfunktion und die strukturierte Verschlagwortung erleichterten es den Mitarbeitenden, relevante Dokumente zu finden und steigerten so die Produktivität. Gleichzeitig verringerte Automatisierung manuelle Prozesse, und wiederverwendbare Governance- und Workflow-Muster schufen eine skalierbare Grundlage für zukünftige digitale Initiativen.